Van administratiepakket naar logistieke partner, automatisch

Een producent werkt zelden alleen. De orders en artikelgegevens staan in het eigen administratiepakket, maar de partij die de goederen verwerkt en verstuurt werkt in een eigen systeem. Zolang die twee elkaar niet kennen, is er iemand nodig die de gegevens elke dag overzet. Bij Perfect Foil was dat precies de vraag: laat het administratiepakket en de logistieke partner rechtstreeks met elkaar praten.

De vraag

De gegevens uit het administratiepakket moesten dagelijks klaarstaan op de plek waar de logistieke partner ze ophaalt. Dat gebeurde met de hand: exporteren, controleren, klaarzetten. Op zichzelf een kleine handeling, maar wel elke dag, en elke handmatige stap is een plek waar iets mis kan gaan. Een order die te laat wordt doorgezet, merk je verderop in de keten.

Wat we bouwden

Een systeemkoppeling die de bestaande pakketten laat staan en er een laag tussen legt. De gegevens worden automatisch uit het administratiepakket gehaald, omgezet naar het formaat dat de logistieke partner verwacht en op de afgesproken plek afgeleverd. Op vaste momenten, zonder dat iemand er iets voor hoeft te doen. Gaat er onderweg iets niet goed, dan is dat zichtbaar in plaats van dat het stil misgaat.

Bewust klein gehouden: één duidelijk afgebakende koppeling, getest op echte gegevens, en daarna live. Geen migratie, geen nieuw pakket, geen omscholing van het team. De werkwijze bleef zoals die was, alleen het handwerk ertussen verdween.

Wat het oplevert

De verwerking loopt nu automatisch door: wat in de administratie staat, staat kort daarna ook bij de logistieke partner. Geen dagelijkse export meer, geen typefouten, en geen twijfel of het wel is doorgezet. Zo’n gerichte koppeling is bovendien een prettige eerste stap. Hij is klein genoeg om snel te bouwen en levert meteen resultaat op, en wat daarna komt bepaalt u zelf.