Van aanvraag naar offerte in een fractie van de tijd

AI-gestuurde documentverwerking kan de doorlooptijd van bouwoffertes terugbrengen van drie tot vijf dagen naar minder dan één dag. Door bestekken, BIM-modellen en technische tekeningen automatisch te analyseren, begint de calculator waar het er echt toe doet: bij de inhoudelijke beoordeling. Elke aannemer, calculator en projectleider kent het: er komt een aanvraag binnen met een bestek van 200 pagina's, een set tekeningen, technische specificaties en bijlagen. En dan begint het werk. Handmatig doornemen, relevante posten eruit halen, hoeveelheden controleren, materiaallijsten opstellen en uiteindelijk een offerte samenstellen. Dat kost al snel dagen. Soms een hele week.

Ondertussen tikt de klok. De opdrachtgever wil snel een prijs. Uw concurrent ook. En elke dag die u aan de calculatie besteedt, is een dag die u niet aan andere aanvragen besteedt. Herkenbaar?

Het probleem zit in de verwerking, niet in de kennis

Uw calculators weten precies wat ze doen. Het probleem is niet een gebrek aan vakkennis. Het probleem is de hoeveelheid tijd die opgaat aan het handmatig doorwerken van documenten. Denk aan wat er binnenkomt bij een gemiddelde aanvraag:

• Bestekken en besteksposten — honderden pagina's met specificaties, RAW-bestekken, STABU-systematiek of vrije bestekken die post voor post doorgenomen moeten worden
• Technische tekeningen — AutoCAD-bestanden (.dwg, .dxf), Revit-modellen, PDF-tekeningen, plattegronden, doorsnedes en detailtekeningen waaruit afmetingen en hoeveelheden gehaald moeten worden
• BIM-modellen en 3D-bestanden — IFC-bestanden, Revit-modellen (.rvt), ArchiCAD-projecten, Tekla-modellen of Navisworks-bestanden die geanalyseerd moeten worden op materialen, hoeveelheden en specificaties
• Klantdocumenten en aanvragen — programma's van eisen, V&G-plannen, constructieberekeningen, rapporten van constructeurs, e-mails met bijlagen, Excel-overzichten en losse PDF's die allemaal relevante informatie bevatten
• Leveranciersinformatie — productbladen, prijslijsten, technische fiches, materiaalcertificaten en offertes van onderaannemers en leveranciers die vergeleken en verwerkt moeten worden

Al deze documenten komen in verschillende formaten binnen. Via e-mail, via aanbestedingsplatformen, via WeTransfer of via een projectomgeving. Uw calculator moet alles openen, doorlezen, de relevante gegevens eruit filteren en handmatig overnemen in de calculatiesoftware, of erger: in een Excel-sheet.

Wat als uw calculator begint waar het er echt toe doet?

Stel u voor: er komt een aanvraag binnen. In plaats van dagen handmatig doorwerken, worden de documenten automatisch verwerkt. De besteksposten worden uitgelezen en gestructureerd. Relevante hoeveelheden uit tekeningen worden herkend. Technische specificaties uit klantdocumenten worden gekoppeld aan de juiste posten. En uw calculator krijgt een kant-en-klaar overzicht om mee te starten.

Dat is geen toekomstmuziek. Dat is wat er nu al mogelijk is. Concreet kan AI het volgende voor u doen:

• Bestekken automatisch uitlezen — posten, hoeveelheden en specificaties worden uit RAW-bestekken, STABU-bestekken of vrije bestekken gehaald en gestructureerd in een overzicht dat direct bruikbaar is voor uw calculatie
• Tekeningen en modellen analyseren — uit AutoCAD-tekeningen, Revit-modellen, IFC-bestanden of PDF-tekeningen worden afmetingen, materialen en hoeveelheden automatisch herkend en gekoppeld aan besteksposten
• Klantdocumenten verwerken — programma's van eisen, constructierapporten, e-mails en bijlagen worden gescand op relevante informatie die automatisch bij de juiste offertepositie wordt geplaatst
• Materiaallijsten en hoeveelheidstaten genereren — op basis van de verwerkte documenten wordt automatisch een hoeveelhedenstaat opgebouwd die u kunt gebruiken als basis voor uw offerte
• Leveranciersprijzen vergelijken — productbladen en prijslijsten van leveranciers worden automatisch vergeleken zodat u altijd de scherpste inkoopprijs in uw offerte verwerkt

Uw calculator hoeft niet meer uren te besteden aan het doorploegen van documenten. Hij of zij begint direct bij de inhoudelijke beoordeling: klopt dit? Past dit? Wat is de beste aanpak? De vakkennis wordt ingezet waar die het meest waardevol is.

Het resultaat: meer offertes, sneller, nauwkeuriger

Bouwbedrijven die hun offerteproces automatiseren zien concrete resultaten. Calculaties die voorheen drie tot vijf dagen kostten, worden teruggebracht naar een dag of minder. Niet doordat de kwaliteit omlaag gaat, maar doordat het voorwerk grotendeels geautomatiseerd is.

Dat betekent in de praktijk:

• U kunt meer aanvragen oppakken met hetzelfde team
• U reageert sneller dan uw concurrenten
• Minder fouten in offertes door minder handmatig overnemen
• Uw calculators besteden hun tijd aan denken in plaats van typen

Dit hoeft niet ingewikkeld te zijn

U hoeft uw werkwijze niet om te gooien. Wij kijken naar hoe u nu werkt, welke documenten u ontvangt, welke software u gebruikt en waar de meeste tijd verloren gaat. Vervolgens bouwen we een oplossing die aansluit op uw proces. Niet andersom.

Of u nu werkt met Ibis, BouwConnect, Orca, 4PS, AFAS, Excel of een eigen systeem — wij zorgen dat de automatisering aansluit op wat u al heeft. Geen vervanging van uw tools, maar een versnelling van uw proces.