Offertes automatiseren
Offertes automatiseren met AI, van aanvraag tot verzonden offerte.
Aanvragen komen binnen via mail, PDF en tekeningen. AI leest ze uit, zet de gegevens klaar voor de calculatie en maakt een offerte in uw eigen opmaak. Uw calculator controleert en verstuurt.
Waarom offertes automatiseren?
Elke aanvraag is anders, het overtypen is steeds hetzelfde.
In installatie, bouw en techniek gaat bij een offerte vaak meer tijd naar het lezen en overnemen van gegevens dan naar het calculeren zelf. Aanvragen zijn verspreid over e-mails, bijlagen, bestekken en tekeningen, en elk bedrijf heeft zijn eigen prijslijsten en opbouw.
Met AI verschuift dat werk. De aanvraag wordt automatisch gestructureerd en samengevat, regels worden voorbereid op basis van uw eigen artikelen en prijzen, en de offerte staat klaar in uw format. Het oordeel blijft bij uw calculator.
Bekijk hoe een installatiebedrijf dit doetHoe het werkt
Van inbox tot offerte.
Aanvraag binnen
- E-mails en bijlagen automatisch herkend
- Aanvragen gestructureerd en samengevat
- Ontbrekende gegevens direct gesignaleerd
- Gekoppeld aan uw mailbox
Uitlezen
- Bestekken en omschrijvingen uitgelezen
- Hoeveelheden uit tekeningen en modellen
- Productcodes en specificaties herkend
- Alles herleidbaar tot de bron
Calculatie voorbereiden
- Regels op basis van uw eigen artikelen en prijslijsten
- Vaste opbouw per type werk
- Staffels en kortingen toegepast
- Uw calculator controleert en past aan
Offerte en opvolging
- Offerte in uw eigen opmaak en nummering
- Verzenden vanuit het systeem
- Opvolging en herinneringen
- Na akkoord door naar order en werkbon
Koppelingen
- Uw ERP, zoals Exact, AFAS en 4PS
- Artikel- en prijsbestanden
- Planning en werkvoorbereiding
- Overzicht van openstaande offertes
Werkwijze
Zo werkt een
samenwerking met ons.
Elk traject begint met een verkennend gesprek. We brengen in kaart hoe uw organisatie werkt en waar de grootste winst ligt. Van daaruit bouwen we gefaseerd, in nauwe afstemming met uw team.
Jelmer Moerenhout en Alek Folkertsma
Mede-eigenaren. Van eerste gesprek tot oplevering uw aanspreekpunt.
Kennismaking
We bespreken hoe uw organisatie werkt en welke processen het meeste opleveren als ze slimmer verlopen. Vrijblijvend en kosteloos.
Een beeld van welke processen zich lenen voor automatisering en wat dat oplevert.
Analyse
We brengen de werkprocessen in kaart, van administratie en klantcontact tot planning en rapportage, en laten zien waar de meeste tijdwinst en foutreductie zit.
Een plan met de verwachte impact per proces en een voorstel voor de eerste fase.
Ontwikkeling
We bouwen op maat, gekoppeld aan uw bestaande systemen en werkwijze. U bent betrokken bij elke stap, van prototype tot oplevering.
Werkende software in fases, met een eerste versie binnen weken.
Begeleiding
We zorgen voor een goede ingebruikname en dat uw team er zelfstandig mee werkt. Ook daarna blijven we betrokken voor beheer, doorontwikkeling en uitbreiding.
Een systeem dat blijft draaien en meegroeit met uw organisatie.
Voor wie
Voor bedrijven met veel en complexe aanvragen.
Voor bedrijven in installatie, bouw en techniek die veel offerteaanvragen krijgen en waar elke offerte vakwerk is. Van MKB tot grotere organisaties met meerdere calculatoren.
Veelgestelde vragen
Over offertes automatiseren, kort beantwoord.
Kan AI zelfstandig offertes maken?
AI bereidt de offerte voor: aanvraag uitlezen, regels voorstellen en de offerte opmaken. Uw calculator controleert en verstuurt. Zo blijft het vakmanschap bij uw team en verdwijnt het overtypen.
Werkt het met onze eigen prijzen en artikelen?
Ja. We bouwen op uw eigen artikelbestand, prijslijsten en vaste opbouw, zodat de voorstellen aansluiten op hoe u nu calculeert.
Welke aanvragen kan het uitlezen?
E-mails, PDF-bijlagen, formulieren, bestekken en tekeningen. Voor hoeveelheden uit tekeningen en 3D-modellen gebruiken we ons eigen platform heldr.ai.
Koppelt het met ons ERP?
Ja. We koppelen met wat u al gebruikt, zoals Exact, AFAS of 4PS. Na akkoord gaat de offerte door naar order en werkbon zonder overtypen.
Hoe snel werkt het?
We werken in fases. De eerste versie draait binnen weken, niet maanden. Daarna breiden we uit op basis van wat u in de praktijk ziet.
Hoe begint een traject?
Met een vrijblijvend en kosteloos kennismakingsgesprek. Daarna brengen we uw offerteproces in kaart en krijgt u een voorstel voor de eerste fase.
Veel gevraagd
Contact
Plan eenkennismaking.
Wilt u weten wat AI en automatisering voor uw organisatie kunnen betekenen? Plan direct een kennismaking of stuur ons een bericht.
Plan uw kennismakingsgesprek
Kies een tijdstip dat u past. We bespreken graag hoe AI en automatisering uw processen kunnen versterken.
Wij bespreken graag vrijblijvend wat er mogelijk is
Liever direct bellen?
+31 6 42019431