Processen automatiseren: waar begin je?

Nederlandse bedrijven in bouw, industrie en techniek besteden gemiddeld 25 tot 35% van hun projecttijd aan administratieve en coördinerende taken (EIB, Bouwkennis Digitalisering). Procesautomatisering begint niet bij technologie, maar bij het in kaart brengen van waar de meeste tijd verloren gaat. De vier stappen: processen inventariseren, automatiseerbaarheid beoordelen, klein starten met één proces, en de juiste aanpak kiezen.

Automatisering staat hoog op de agenda en de voordelen zijn duidelijk: minder handmatig werk, minder fouten en meer tijd voor inhoudelijke taken. Maar de vraag die wij het vaakst horen is: waar begin je?

Stap 1: Breng je processen in kaart

Voordat je kunt automatiseren moet je weten hoe je huidige processen eruitzien. Welke stappen doorloopt een order van binnenkomst tot oplevering? Wie is waar verantwoordelijk voor? En waar zitten de knelpunten?

Het in kaart brengen van processen hoeft niet ingewikkeld te zijn. Begin bij de taken die het meeste tijd kosten of waar de meeste fouten worden gemaakt. Vaak zijn dit de processen met het grootste verbeterpotentieel.

Een effectieve manier om dit aan te pakken is het bijhouden van een proceslogboek gedurende één werkweek. Noteer per taak hoeveel tijd het kost, hoe vaak het voorkomt en of het foutgevoelig is. Uit onderzoek van ABN AMRO blijkt dat MKB-bedrijven gemiddeld 15 tot 20 uur per week besteden aan taken die geautomatiseerd kunnen worden (ABN AMRO, Sectorupdate Bouw 2025). Dat is bijna een halve FTE die vrijkomt als die processen worden geoptimaliseerd.

Stap 2: Bepaal wat automatiseerbaar is

Niet alles hoeft of kan geautomatiseerd te worden. De taken die het meest geschikt zijn voor automatisering zijn:

• Repetitieve taken die steeds op dezelfde manier worden uitgevoerd
• Taken waarbij gegevens van het ene systeem naar het andere worden overgenomen
• Het verwerken van grote hoeveelheden documenten, e-mails of facturen
• Berekeningen en controles die nu handmatig worden gedaan

In de praktijk zien we dat documentverwerking en gegevensoverdracht tussen systemen de grootste tijdvreters zijn. Een calculator die dagelijks bestekken doornemt, besteedt daar gemiddeld twee tot drie uur aan. Een buitendienstmedewerker die werkbonnen handmatig invoert, is al snel een uur per dag kwijt. Dit zijn precies de processen waar automatisering het snelst meetbaar resultaat oplevert.

Stap 3: Begin klein, denk groot

Een veelgemaakte fout is alles tegelijk willen automatiseren. Begin met één proces dat veel tijd kost en relatief eenvoudig te automatiseren is. Zo zie je snel resultaat en bouw je vertrouwen op binnen het team.

Vanuit dat eerste succes kun je stap voor stap uitbreiden naar andere processen. Elke automatisering die je toevoegt bespaart tijd en creëert ruimte om de volgende stap te zetten.

Een goed startpunt is een proces dat minstens vijf keer per week voorkomt en minimaal dertig minuten per keer kost. Bij dat volume bespaart zelfs een gedeeltelijke automatisering al merkbaar tijd. Eén van onze partners in de industriële sector begon met het automatiseren van inkooporders — een proces dat voorheen anderhalf uur per dag kostte. Binnen drie weken was dit teruggebracht naar twintig minuten.

Stap 4: Kies de juiste aanpak

Er zijn verschillende manieren om processen te automatiseren. Soms volstaat een eenvoudige koppeling tussen twee systemen. In andere gevallen is AI nodig om documenten te analyseren of patronen te herkennen in data. De juiste aanpak hangt af van het proces, de systemen die je gebruikt en het gewenste resultaat.

Het belangrijkste is dat de oplossing past bij uw werkwijze. Automatisering moet uw processen versterken, niet compliceren.

Wat levert het op?

De opbrengst van procesautomatisering is meer dan alleen tijdswinst. Geautomatiseerde processen zijn consistent: ze maken geen typefouten, vergeten geen stappen en werken 24/7 door. Voor bedrijven die groeien betekent dit dat u kunt opschalen zonder direct extra personeel aan te nemen. Volgens McKinsey kan tot 45% van de administratieve werkactiviteiten worden geautomatiseerd met bestaande technologie (McKinsey Global Institute). In de bouw- en technieksector ligt dat percentage zelfs hoger door de grote hoeveelheid documentverwerking en gegevensoverdracht.

Aan de slag

Bij Wave AI Solutions helpen we bedrijven in bouw, industrie en techniek met het in kaart brengen van processen en het ontwikkelen van automatiseringen die echt werken. We beginnen altijd bij uw situatie en bouwen van daaruit de juiste oplossing.